¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

El intercambio electrónico de datos es una herramienta utilizada para facilitar el paso de datos entre dos sistemas separados. Existen varias reglas y protocolos que rodean este tipo de intercambio de datos que deben coordinarse de antemano. La razón más común para configurar un intercambio electrónico de datos es proporcionar una forma segura y de bajo costo para proporcionar información confidencial a un cliente o socio comercial. Este tipo de transferencia de datos a menudo se encuentra en la banca, el gobierno u otras industrias donde se requiere una gran cantidad de detalles.

Para crear un intercambio electrónico de datos, el proveedor y el receptor deben estar en comunicación frecuente. Este tipo de proyecto generalmente requiere de cuatro a seis semanas de esfuerzo dedicado en ambos lados para completarse. Cada parte debe crear un equipo de proyecto que incluya un desarrollador o programador con experiencia en el software que recibirá o transmitirá el archivo de datos. Además, a menudo se requiere personal de seguridad o infraestructura para determinar cómo se intercambiará la información y qué protocolos de seguridad deben implementarse, en ambos lados.

El primer paso para desarrollar un intercambio electrónico de datos es identificar el formato y el diseño del archivo a transmitir. Esto incluye los datos exactos que se proporcionarán en el archivo, la fecha de vigencia y con qué frecuencia se enviará el archivo. Por ejemplo, un archivo de datos de libros comprados por una biblioteca de un editor debe incluir el número de identificación, cantidad, cantidad, moneda, fecha de compra, número de cuenta del cliente y un identificador de archivo único. El formato puede variar, pero a menudo son valores separados por comas (CSV) o texto (TXT).

Una vez que se ha confirmado el formato, se debe revisar el diseño de los datos. En un intercambio electrónico de datos, el archivo generalmente se carga directamente en un sistema informático. Se requiere un programa para traducir cada columna de datos en el archivo al campo correcto. Esta traducción suele llevar bastante tiempo, especialmente para el primer archivo. Una vez que se establece una plantilla, el proceso se mueve mucho más rápido.

La seguridad del archivo y el acceso a los diferentes sistemas es el siguiente problema que debe abordarse. Esto se logra más comúnmente mediante la creación de un sitio de transferencia de archivos o FTP. Este sitio es realmente solo una unidad de red a la que se puede acceder a través de Internet. Se proporciona un nombre de usuario y una contraseña al remitente, que luego puede cargar el archivo según sea necesario. El receptor recibe una notificación de que hay un archivo disponible y luego puede descargar el archivo desde el sitio y subirlo al sistema principal.