¿Qué es groupware?

Groupware es un software que facilita a un grupo de personas que trabajan dentro del mismo sistema o aplicación, sin importar dónde se encuentren. Dichas aplicaciones de groupware son comúnmente correo electrónico, grupos de noticias y chat. Las aplicaciones comunes de groupware que los usuarios de computadoras actuales reconocen fácilmente incluyen Lotus Notes, sistemas de servidores de correo electrónico como FirstClass y Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink y Workspot.

Algunos expertos dividen el groupware en tres categorías: herramientas de comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa. Las herramientas de comunicación incluyen correo electrónico, fax y correo de voz. Las herramientas de conferencia incluyen conferencias de datos, voz y video; y tableros de mensajes y salas de chat. Las herramientas de gestión colaborativa incluyen calendarios electrónicos, sistemas de gestión de proyectos y sistemas de flujo de trabajo.

Otros expertos dividen groupware en dos categorías relacionadas con el tiempo y otras dos categorías relacionadas con el lugar. Cuando los empleados usan una aplicación al mismo tiempo, se trata de groupware síncrono; Sin embargo, los trabajadores que usan la misma aplicación en diferentes momentos están usando groupware asíncrono. Las categorías relacionadas con el lugar son colocadas, groupware que usan las personas en el mismo lugar; y distancia, groupware que es utilizado por personas en diferentes lugares.

Las empresas usan groupware por una variedad de razones. Una razón principal es evitar el problema tradicional de tener empleados en diferentes lugares que necesitan trabajar en la misma aplicación. Al iniciar sesión en una red o servidor de intranet, los empleados en diferentes lugares pueden acceder a la misma aplicación y beneficiarse de las diversas perspectivas y opiniones de los demás. Esta funcionalidad es una faceta principal del teletrabajo. Si puede iniciar sesión en el servidor de la compañía desde cualquier lugar, entonces no necesita estar en la oficina para acceder a ciertos programas grupales.

El teletrabajo puede ahorrar en costos de viaje tanto para las empresas como para los empleados. También puede habilitar la comunicación en tiempo real cuando de otro modo sería imposible. Esta comunicación puede fomentar una mayor comprensión de los objetivos y metas de los proyectos de una empresa, a través de la discusión grupal de cada paso en el camino para lograr esos objetivos y metas.

Otro uso para groupware es la resolución de problemas grupales. Muchas veces, algunos empleados ven las cosas de manera diferente a otros empleados. Si todos trabajan dentro del mismo marco de aplicación, pueden resolver problemas colectivamente, ahorrando tiempo y dinero a la empresa. Sin groupware, dicha cooperación en tiempo real no sería posible.