¿Qué es la gestión de datos maestros?

La gestión de datos maestros es la capacidad de crear un enlace común a todos los datos clave mediante el uso de un archivo maestro. El archivo maestro, a su vez, funciona como una puerta de entrada a todos los datos y sirve como un punto de referencia común para supervisar el uso de los datos. El uso de la gestión de datos maestros puede ayudar a simplificar el proceso para compartir datos comunes entre varios departamentos diferentes o personal clave, eliminando la necesidad de que múltiples copias de los mismos datos residan en varias ubicaciones diferentes de la red.

La gestión de datos maestros también puede ser muy útil para organizar el acceso a los archivos en entornos más complicados. En el caso de que una corporación mantenga varias oficinas en un área geográfica grande, el uso de MDM puede ayudar a que la recuperación de datos de cualquiera de las ubicaciones sea rápida y fácil. A menudo, esto se logra mediante el uso de credenciales de inicio de sesión cifradas que garantizan que los datos solo estén disponibles para aquellos que requieren acceso a los archivos maestros involucrados. Con este modelo, es posible que los departamentos u oficinas se sincronicen con el archivo maestro que se mantiene en el servidor corporativo y trabajen con los archivos necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades laborales.

Si bien el uso de la administración de datos maestros funcionará para un negocio de cualquier tamaño, el beneficio real es para las grandes corporaciones que mantienen múltiples oficinas o instalaciones de producción. En lugar de que cada sitio cree y use datos clave separados, el modelo de gestión de datos maestros permite a todos hacer uso de los mismos archivos. Esto ayuda a reducir los gastos operativos asociados con el mantenimiento de una red, elimina parte de la mano de obra involucrada en la distribución de información y, en general, conduce a un entorno de trabajo más eficiente para todos los interesados.

La belleza de la administración de datos maestros es que se pueden establecer archivos maestros que brindan un amplio acceso a los datos clave, así como archivos maestros que limitan el acceso a ciertos datos. Por ejemplo, la administración de datos maestros podría usarse para crear un archivo maestro que permitiera al personal de ventas acceder a los datos contables sobre las cuentas de clientes asignadas a cada vendedor, al tiempo que evita el acceso a las cifras de ventas relacionadas con clientes que son atendidos por otros vendedores. Al mismo tiempo, un gerente de ventas regional podría tener acceso a través de la administración de datos maestros para ver los ingresos facturados generados por todos los vendedores en su región. El director de ventas corporativo a su vez tendría acceso a través de la gestión de datos maestros para ver información sobre cada región de ventas y su nivel de productividad.