¿Qué es la gestión de documentos en línea?
La gestión de documentos en línea es un servicio que permite a las personas ver, compartir, modificar y controlar documentos en línea. Varias compañías ofrecen servicios de administración de documentos en línea, y algunas compañías crean sus propios sistemas para uso interno. Algunos servicios son gratuitos, mientras que otros cobran tarifas para mantener el servicio y proporcionar beneficios y servicios adicionales. No es raro que las empresas ofrezcan un conjunto de servicios relacionados con la oficina con gestión de documentos en línea para que las personas puedan acceder a todo lo que necesitan en un solo lugar.
Existen varias razones por las cuales las personas pueden querer acceder a documentos en línea. Una de las razones más comunes es el deseo de tener una oficina virtual. Con una oficina virtual, alguien no está vinculado a una ubicación o computadora específica; Es posible iniciar sesión en cualquier parte del mundo para ver documentos en línea. Además, las personas pueden compartir su oficina virtual, como por ejemplo cuando un editor trabaja con un cliente en otro país. El cliente puede publicar documentos en línea para su visualización y modificación por cualquiera de las partes, un enfoque mucho más eficiente que enviar documentos por correo electrónico o enviarlos por correo electrónico.
La colaboración en línea también es más fácil con la gestión de documentos en línea. Algunas compañías tienen productos que han sido diseñados específicamente para facilitar el trabajo colaborativo, permitiendo que varias personas inicien sesión en un documento a la vez, haciendo cambios y agregando comentarios. El almacenamiento electrónico de documentos también puede ser útil como medida de seguridad, asegurando que si el documento se corrompe en otros formatos y ubicaciones, todavía estará disponible en línea.
Es posible hacer que los documentos en línea sean públicos o privados. A veces, las personas proporcionan hojas de vida, recortes y documentos similares en un formato compartido para que los posibles clientes y miembros interesados de los medios puedan acceder a ellos fácilmente. Por otro lado, las personas que trabajan en un proyecto confidencial pueden preferir un área protegida con contraseña para sus documentos para asegurarse de que no sean vistos por personal no autorizado. Las personas generalmente pueden ajustar la configuración de privacidad, incluido quién puede ver el documento, en cualquier momento.
Las personas interesadas en la gestión de documentos en línea pueden prestar servicios desde una serie de servicios. Es importante pensar qué tipo de características se pueden desear antes de registrarse en un servicio, y también puede ser conveniente preguntar a otras personas que trabajarán en el mismo documento si tienen alguna preferencia. Por ejemplo, alguien podría tener una suscripción a un servicio y preferir trabajar con ese servicio en lugar de suscribirse a otro servicio.