¿Qué es la gestión de impresión?
La gestión de impresión puede tener muchas definiciones. Se puede describir mejor como controlar, mantener y monitorear un entorno de impresión y sus niveles de productividad. En general, un administrador que se dedica a la gestión de impresión puede administrar todas las impresoras en su red. Se le proporcionan actualizaciones de estado en tiempo real en las impresoras y la red en la que operan. En esencia, puede administrar numerosas impresoras y sus entornos desde una computadora. Si el administrador no participaba en actividades de administración de impresoras, es posible que deba atender cada computadora individualmente.
La gestión de la impresión está destinada a proporcionar a las empresas y organizaciones las herramientas para aprovechar al máximo sus recursos. El espacio, el hardware, el software y el tiempo, como con los plazos, se tienen en cuenta al intentar optimizar las operaciones de impresión. Los propietarios de negocios pueden optar por externalizar sus actividades de gestión de impresión y prestar atención a los consejos de los profesionales que prestan servicios de gestión de impresión. Por ejemplo, un servicio de gestión de impresión externo puede evaluar los procesos de impresión de una empresa y ofrecer sugerencias como actualizaciones de hardware y software, la reubicación de equipos o la incorporación de un empleado para aumentar la productividad.
Los informes proporcionados por las actividades básicas de gestión de la impresión pueden ayudar al administrador a mantenerse al tanto de lo que sucede en su entorno de impresión. Si un administrador identifica actividades que cree que pueden contribuir a un problema más adelante, puede tomar medidas para cambiar esos comportamientos en el entorno de impresión. Por ejemplo, un administrador que advierte que se está desperdiciando papel puede imponer límites de impresión o requerir que los usuarios utilicen opciones que permitan la impresión a doble cara.
La administración de impresión también puede ayudar a un administrador en sus esfuerzos de solución de problemas. Las notificaciones y los scripts se pueden enviar de forma remota a través del sistema para solucionar problemas. El alcance de estos problemas puede variar desde simples cambios de tóner y papel hasta fallas del sistema. Dado que los problemas pequeños se detectan antes de que se conviertan en problemas más grandes, se puede reducir la necesidad de un soporte técnico importante.
Además de racionalizar las operaciones, la gestión de impresión puede ayudar a ahorrar dinero y aumentar la productividad de una empresa u organización. Por ejemplo, las actividades de gestión de impresión beneficiosas incluyen aquellas que reducen el desperdicio y minimizan la cantidad de reparaciones necesarias para mantener operativo un entorno de impresión. Para experimentar verdaderamente los beneficios de la gestión de impresión, los cambios deberán realizarse de acuerdo con las necesidades específicas de una empresa.