¿Qué es la gestión de impresión total?

La gestión de impresión total difiere de las actividades de gestión de impresión promedio en que es una evaluación en profundidad de la productividad de la infraestructura de la impresora. Considera el hardware, el software y los servicios de impresión prácticos al determinar qué tan bien funcionan estos servicios. La gestión total de la impresión puede aumentar la calidad y la rentabilidad de una operación de impresión. Si el propietario de un negocio subcontrata la gestión de impresión total a otra empresa, puede recibir sugerencias sobre cómo hacer que su entorno de impresión sea más viable después de revisar las evaluaciones de productividad y realizar los cambios operativos posteriores.

Al invertir en la gestión total de la impresión, los administradores pueden hacer que su red de impresión sea más eficiente y manejable. Algunos informes indican que las empresas pueden reducir sus costos operativos de impresión hasta en un 30%. Las sugerencias para administrar la productividad pueden incluir la compra de equipos nuevos y multifuncionales o simplemente reconfigurar equipos viejos y reubicarlos. Si un administrador de impresión realiza cambios como estos, el porcentaje de ahorro y rentabilidad puede aumentar aún más.

La gestión total de la impresión puede proporcionar una vista práctica de una operación de impresión. Por ejemplo, los informes que detallan el uso de la impresora pueden brindarle al administrador una idea de qué tan bien y con qué frecuencia se utilizan sus impresoras. Al usar estos informes, puede optimizar las operaciones para maximizar el uso eficiente de la impresora. Casi todos los aspectos de una operación de impresión pueden controlarse y administrarse a través de un programa de administración de impresión total, desde la entrada de pedidos y el envío hasta la administración de inventario y la reducción interna de costos.

Un programa de gestión de impresión total puede afectar directamente a las personas involucradas con los servicios de impresión, desde clientes hasta especialistas en tecnología de la información. Dado que la gestión total de la impresión puede ofrecer a los administradores la capacidad de mejorar sus servicios de soporte, los especialistas en tecnología de la información pueden encontrar sus trabajos más fáciles y dedicar menos tiempo a solucionar problemas de impresión. Esto libera tiempo para que los especialistas optimicen los servicios de impresión. Posteriormente, los clientes pueden disfrutar de una mayor y más rápida producción de documentos, en caso de que utilicen los servicios que los tecnólogos de la información mantienen bajo el programa de gestión de impresión total.

Además, un programa puede proporcionar a los administradores carteras y perfiles. En estos, se pueden recomendar nuevas estrategias de gestión de impresión a los administradores que buscan aumentar la productividad y ahorrar dinero, así como proporcionar los mejores servicios de impresión posibles a los clientes. Con esta información, se pueden gestionar y evitar costos de reparación inesperados. Los riesgos se pueden minimizar al rastrear los activos y contabilizar todos los costos operativos. Las operaciones futuras también se pueden planificar con proyecciones tanto en expansión como en tecnología.