¿Qué es el software de flujo de trabajo?

El software de flujo de trabajo proporciona una manera para que una computadora alcance su máximo potencial: hacer el trabajo para el usuario para que pueda continuar con otras tareas importantes. Este software viene en muchas funcionalidades, y algunos de los más familiares realizan algunas de las tareas informáticas más comunes.

Uno de los beneficios del software de flujo de trabajo es que puede ayudar a ahorrar tiempo al usuario al automatizar rutinas y subrutinas en las que de otro modo pasaría tiempo, como la entrada de datos y el filtrado de correo electrónico. El software se puede configurar para procesar la entrada de datos de tal manera que se ejecute en segundo plano, lo que permite al usuario concentrarse en otras tareas más importantes. Lo mismo ocurre con el filtrado de correo electrónico, el proceso de colocar mensajes de correo electrónico en diferentes carpetas de acuerdo con las instrucciones que el usuario preinstaló o instaló.

Los minoristas que se especializan en pedidos en línea y / o telefónicos de clientes a menudo encuentran mucho que les gusta en el software de flujo de trabajo. Este tipo de aplicación puede automatizar tareas que normalmente requieren mucho tiempo, como el procesamiento de pedidos, reembolsos y seguimiento de mercancías. Se puede configurar para manejar tales tareas y garantizar que todos los datos lleguen a los lugares correctos. Este es un beneficio secundario del uso del software: la capacidad de evitar errores humanos que inevitablemente surgen en tareas relacionadas con el negocio.

Con la creciente popularidad de la comunicación electrónica, cada vez más empleados envían y reciben correos electrónicos, faxes e imágenes digitales. Los escáneres se utilizan a menudo para crear dichos archivos digitales. El software de flujo de trabajo también puede ayudar aquí, automatizando el proceso de escaneo y envío. Un usuario puede configurar su software para hacer esto designando una carpeta de Escaneo , digamos, e instruyendo al programa para que escanee cualquier cosa colocada en la carpeta y adjunte el resultado a un correo electrónico. En algunos casos, un usuario puede incluso numerar los archivos y designar las direcciones de correo electrónico correspondientes, por lo que no necesita pasar tiempo dirigiéndose a cada correo electrónico individual.

Otra tarea útil realizada por este tipo de software es la conversión de archivos. Uno de los tipos más populares de conversión de archivos en estos días es hacer archivos PDF con casi cualquier otro tipo de archivo. Adobe®, el creador de pdf, crea un software que permite este tipo de automatización; otras aplicaciones hechas por otros desarrolladores ofrecen el mismo tipo de funcionalidad.