¿Qué son los registros de mantenimiento?
Los registros de mantenimiento son notas escritas que proporcionan documentación sobre el mantenimiento de un determinado equipo. Esta documentación puede resultar útil para una variedad de empresas diferentes, desde una gran planta industrial hasta una pequeña empresa de corte de césped. Estos registros son particularmente útiles en la gestión del mantenimiento porque ayudan a las empresas a garantizar que sus equipos se mantengan en buenas condiciones. Además, proporcionan a las empresas una forma de gestionar y rastrear los gastos de reparación y mantenimiento preventivo.
El uso de registros de mantenimiento es particularmente importante en un entorno de fábrica, donde se usa una gran cantidad de máquinas costosas a diario. Estos registros pueden ayudar a garantizar que se haya completado el mantenimiento adecuado del equipo o el mantenimiento de la planta para que las operaciones de la planta funcionen sin problemas. Por ejemplo, un registro de mantenimiento que detalla cualquier reparación o mantenimiento puede mantenerse en una máquina de fábrica. Este registro puede ayudar a evitar accidentes o paradas de la planta como resultado de equipos defectuosos.
Independientemente del tipo de negocio, la gestión de registros de mantenimiento puede ser importante por varias razones. Por ejemplo, un programa de mantenimiento puede ser invaluable para ayudar a los técnicos de servicio a diagnosticar problemas repetidos con una máquina o vehículo. Además, los buenos registros ayudan a los gerentes y empleados del departamento a garantizar que un equipo funcione de acuerdo con las garantías del fabricante. Los registros de mantenimiento también ayudan a las compañías a rastrear cuándo un equipo necesita someterse a mantenimiento preventivo. Si una empresa es demandada en relación con un equipo defectuoso, los registros de mantenimiento pueden ser esenciales para respaldar el caso de la empresa.
El desarrollo de un plan de registro de mantenimiento requiere que una compañía primero haga un inventario de todos sus equipos. Cualquier artículo que deba inspeccionarse o repararse periódicamente debe incluirse en esta lista y asignarse un número de seguimiento. Por ejemplo, se deben registrar máquinas, vehículos, herramientas y otros dispositivos. El software de mantenimiento puede resultar valioso para ayudar a las empresas a organizar toda esta información. Si estos datos se documentan electrónicamente o en copia impresa, siempre se debe conservar una copia de seguridad.
Una vez que se ha completado el inventario, los registros de mantenimiento simplemente deben actualizarse cada vez que se realiza el trabajo en un equipo. En general, los registros deben documentar qué tipo de trabajo se llevó a cabo y cuándo se realizó, así como quién hizo el trabajo. Además, cuando se realizan inspecciones o pruebas de equipos, el registro de mantenimiento debe indicar si la inspección o las pruebas siguieron las pautas del fabricante y los procedimientos operativos de la compañía. Los gastos relacionados con la mano de obra y las piezas también deben documentarse para ayudar a los departamentos a pronosticar el presupuesto.