¿Qué es una orden general?

También conocido como una orden de compra general, la orden general es un documento comercial que autoriza a un proveedor a proporcionar bienes y servicios a un cliente de manera continua. Los términos del acuerdo generalmente especifican elementos del acuerdo, como el tipo de bienes y servicios que se proporcionarán y el precio unitario que el cliente pagará por cada artículo entregado. Los pedidos generales también suelen proporcionar detalles sobre cuánto tiempo durará el acuerdo y cualquier otro término y condición que pueda ser relevante para la naturaleza de la relación laboral entre el proveedor y el cliente.

Las órdenes de compra generalizadas son utilizadas por muchas empresas de todos los tamaños. En muchos casos, el documento sirve como un medio para garantizar que los empleados del cliente no intenten comprar bienes o servicios de proveedores no autorizados. Al mismo tiempo, los proveedores a menudo extienden tarifas especiales a los clientes que están dispuestos a aceptar comprar hasta una cierta cantidad de productos en un plazo determinado.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que un pedido general no tiene el mismo propósito que un acuerdo de compra por volumen. Los acuerdos de compra por volumen comprometen a un cliente a comprar una cierta cantidad de bienes o servicios dentro de un período de tiempo determinado. Si el cliente no lo hace, el proveedor puede invocar cargos de penalización por no cumplir con los términos.

Si bien el pedido general a menudo establece un límite sobre la cantidad de dinero que el cliente puede gastar con el proveedor dentro de un período de tiempo específico, de ninguna manera compromete al cliente a gastar esa cantidad total. De hecho, el cliente no tiene que pedir ningún producto al vendedor, independientemente de la existencia de un pedido general. Dado que el acuerdo de orden general típico no compromete al cliente a recibir una cantidad fija de productos a intervalos regulares, es necesario que el cliente se comunique con el proveedor para realizar pedidos relacionados con una orden de compra general y programar el envío cuando y según sea necesario.

Muchas compañías usan un proceso de orden general como un medio no solo para asegurarse de que solo se usen proveedores aprobados, sino también para mantener los gastos dentro de los montos presupuestados para cada departamento o división de la compañía. Por ejemplo, una empresa puede optar por establecer un pedido general que estará vigente durante todo un año calendario. Durante ese año, la compañía puede ordenar hasta una cierta cantidad de productos en moneda, pero no más. Una vez que se alcanza la cantidad predeterminada, el pedido general se considera cumplido y no se pueden pedir productos adicionales hasta que el cliente cree y apruebe un nuevo pedido general.