¿Cómo elijo el mejor contestador automático de oficina?

Comparar los contestadores automáticos de oficina y elegir el correcto puede ser un desafío, ya que hay mucho que considerar. Por ejemplo, puede comparar máquinas en función de la cantidad de mensajes que pueden grabar, así como de la longitud permitida para las grabaciones. También puede compararlos en función de si puede operarlos de forma remota y las características remotas que incluyen. La cantidad de buzones disponibles y la facilidad con la que puede administrar sus mensajes también pueden tener un gran impacto en su decisión.

El número de mensajes que puede contener un contestador automático probablemente importará mucho cuando intente elegir el mejor contestador de oficina. Esto se debe a que los mensajes perdidos pueden traducirse en clientes descontentos, ventas perdidas y oportunidades perdidas. Como tal, puede hacer bien en elegir una máquina que pueda contener numerosos mensajes a la vez y le permita decidir la longitud mínima y máxima del mensaje que grabará. De esta manera, si necesita que sus clientes dejen un mensaje detallado, puede seleccionar una longitud de mensaje apropiada y hacer que sea menos probable que se corten a la mitad.

La capacidad de administrar mensajes de forma remota también puede ser una consideración importante cuando compre un contestador automático de oficina. Por ejemplo, es posible que desee llamar y revisar mensajes, incluso si está lejos de la máquina física. Esto puede ser útil cuando necesite recuperar mensajes después del horario comercial normal o mientras está de viaje. También puede resultar beneficioso si no puede ingresar a su lugar de trabajo por el día y desea cambiar la grabación que escuchan las personas que llaman.

Si hay más de una persona que recibirá mensajes en el contestador automático de la oficina, puede considerar opciones que brinden más de un buzón de correo de voz. Con este tipo de máquina, puede grabar un mensaje saliente que le dice a las personas que llaman que presionen un número específico para dejar un mensaje a la persona que está tratando de contactar. Además, es posible que prefiera una máquina que también le permita crear un mensaje saliente diferente para cada persona que llama.

El proceso que tendrá que realizar para guardar y borrar mensajes también puede influir en su decisión cuando intente elegir el mejor contestador automático de la oficina. Por ejemplo, es posible que prefiera una máquina que le permita borrar o guardar algunos de sus mensajes de correo de voz sin que su elección afecte a cada correo de voz en su bandeja de entrada. También puede preferir una máquina que le permita saltar mensajes que ya ha escuchado cuando los reproduce. De esta manera, no tiene que pasar por una larga serie de grabaciones para volver a esa llamada importante.