¿Cómo escribo una portada de fax?

Un fax es la palabra abreviada de argot para "facsímil". Es un documento transmitido por una máquina de fax a través de líneas telefónicas. Debido a la naturaleza de compresión de datos del formato de fax, la portada del fax debe ser textual, escrita de manera clara y sucinta, e incluir la información importante más básica sobre el fax. Puede utilizar un programa de procesamiento de textos en una computadora para crear una portada de fax personalizada o aprovechar las numerosas plantillas disponibles en Internet.

Se escanea un fax a través de su máquina de fax y se transmite a la máquina de fax de su corresponsal. Por ejemplo, puede estar enviando un fax a una gran empresa, donde varios empleados probablemente compartan la misma máquina de fax en la oficina. La portada del fax es extremadamente importante, por lo tanto, al detallar quién debe recibir el fax y resumir el contenido del fax. Esto garantiza que el fax se distribuya a la parte correspondiente en el extremo receptor.

Cualquiera puede garabatear una nota escrita a mano en una hoja de papel y enviarla como una portada de fax. Sin embargo, una portada de fax de aspecto profesional utiliza una máquina de escribir o el procesador de textos de la computadora para escribir una portada ordenada y ordenada. La información debe ser breve y precisa con pocas o ninguna imagen o gráficos extraños que retrasen el tiempo de transmisión. La parte superior de la carta de presentación debajo de "De" generalmente indica la información del remitente, como el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y el número de fax. Estos datos se parecen mucho a la dirección del remitente en un sobre, apilados con el nombre del remitente en la primera línea, la dirección en la segunda y tercera línea, y así sucesivamente.

Debajo de la información "De" se encuentran los datos que muestran la información del destinatario del fax, generalmente listada como "Para" o como "Destinatario". Similar a la información "De", la información del "Destinatario" debe incluir el nombre completo, la dirección, la dirección de correo electrónico, los números de teléfono y fax del destinatario, así como cualquier otra información de contacto relevante. Es importante incluir el nombre completo del destinatario y, si es posible, otra información de identificación, como el departamento de la oficina o la extensión. Esto evita la confusión por parte de los destinatarios si la empresa tiene, por ejemplo, tres John Browns trabajando en la misma oficina. La inclusión del departamento de la oficina y otra información de identificación ayuda a la oficina a determinar con mayor precisión el destinatario y a garantizar que su fax sea recibido por la persona correcta sin demoras.

Finalmente, la carta de presentación del fax debe contener un resumen muy breve de los detalles relevantes incluidos en el cuerpo del fax. Si el fax contiene información sobre un pedido electrónico de piezas de servicio para una cortadora de césped, la carta de presentación del fax debe indicarlo de manera concisa en el propósito del fax y la información general. La mayoría de las portadas y plantillas de fax permiten un espacio para esta información, en "Detalles" o "Mensaje". La información en esta sección generalmente se limita a una o dos oraciones y debe ser lo más breve posible.

Una vez que se ha escrito la portada del fax, imprima la hoja en la impresora de la computadora. Las hojas de fax se correlacionan con la cubierta de fax en la parte superior. Cuando llegue el momento de enviar un fax, envíe primero la carta de presentación del fax y las hojas de fax detalladas en el orden que sigue a la hoja de presentación.