¿Qué es un sistema telefónico digital?

Un sistema telefónico digital es un sistema telefónico que generalmente se usa en empresas que admite características tales como extensiones múltiples y líneas directas; mensajería unificada de voz, fax y correo electrónico; mensajes de voz; menús de entrada de teclado y respuesta de voz interactiva. Los sistemas generalmente admiten un número específico de usuarios. La mayoría de los sistemas telefónicos digitales utilizan el Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP), también conocido como tecnología de telefonía por Internet.

El sistema telefónico digital estándar generalmente incluye un número específico de teléfonos, con la capacidad de expandirse hasta una capacidad predeterminada. Incluye la capacidad de usar extensiones o líneas directas para marcar cada teléfono, el reconocimiento de entrada del teclado para llamadas entrantes y capacidades de paginación para la comunicación interna. La mayoría de los sistemas también incluyen la capacidad de usar música en espera. Algunos usan música preestablecida en espera, mientras que otros pueden reproducir música en espera de fuentes digitales personalizadas. Casi todos los sistemas telefónicos digitales tienen la capacidad de grabar y administrar el correo de voz.

Un sistema telefónico digital más avanzado puede tener características especiales como notificación por correo electrónico de llamadas perdidas y mensajes de voz. Los correos electrónicos de notificación de correo de voz generalmente permiten la reproducción de audio de mensajes de voz. Algunos sistemas de telefonía digital tienen centros de administración web donde los usuarios pueden revisar llamadas, escuchar mensajes de voz, guardar y eliminar mensajes, acceder y realizar llamadas usando un directorio de la compañía y ver automáticamente los datos de la cuenta del cliente cuando realiza o recibe llamadas de un cliente. Los sistemas digitales avanzados también pueden tener capacidades interactivas de respuesta de voz para que las personas que llaman puedan usar comandos de voz para navegar por los menús de llamadas en lugar de tener que usar un teclado telefónico.

A veces, un sistema telefónico digital también tiene capacidades profesionales de centro de llamadas. Con capacidades profesionales de centro de llamadas, las llamadas se distribuyen automáticamente a los agentes. La base del enrutamiento generalmente incluye opciones de menú del cliente y especificaciones de conjunto de habilidades del agente previamente asignadas. Las capacidades profesionales del centro de llamadas también incluyen informes sobre cosas como los tiempos de llamadas y la satisfacción del cliente para medir la calidad del servicio. Muchos sistemas registran automáticamente las llamadas para que los gerentes puedan revisar las conversaciones y monitorear el servicio.

Un sistema telefónico digital puede ser costoso de adquirir, pero tiene varios beneficios comerciales. Los sistemas digitales pueden aumentar la productividad, la eficiencia y la satisfacción del cliente al enrutar automáticamente las llamadas a las personas más calificadas en la configuración del centro de llamadas. Los sistemas que usan VoIP pueden eliminar los cargos por llamadas de larga distancia. Las capacidades de correo electrónico e integración web hacen que sea más fácil para los empleados que trabajan desde varios lugares mantenerse informados sobre las comunicaciones y devolver llamadas de manera oportuna, incluso cuando no están en sus escritorios, y los sistemas integrados de teléfonos digitales que muestran automáticamente las cuentas de los clientes pueden ser útiles. para mejorar las ventas y las relaciones con los clientes.