¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos es un programa utilizado para almacenar y controlar los documentos que utiliza una empresa. Antes del advenimiento de las computadoras, un sistema de gestión de documentos era simplemente un proceso de archivo de documentos impresos de una empresa, como órdenes de compra, cambios de ingeniería y esquemas, en un orden sistemático para facilitar la recuperación. También conocido como DMS, el tipo más común de sistema de gestión de documentos hoy en día es el electrónico.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es un programa informático que indexa y almacena registros de la empresa. Esto permite que la información pase electrónicamente a otras geografías sin tener que imprimir, enviar por correo o fax. Similar a los sistemas de administración de contenido que se utilizan con mayor frecuencia para almacenar procedimientos o manuales de trabajo, un sistema de administración de documentos almacena la información a través de imágenes electrónicas para que muchos empleados puedan acceder a los documentos electrónicos simultáneamente.
Para documentos que inicialmente no están en formato electrónico, el software de escaneo de imágenes de documentos se utiliza para convertir la copia en papel en imágenes electrónicas. Las imágenes electrónicas se almacenan en una computadora hasta que se necesiten. Otros usos para un sistema de gestión de documentos son la seguridad y el cumplimiento.
Las características de seguridad incluyen protección con contraseña, acceso de "solo lectura" y recuperación ante desastres. La protección con contraseña se utiliza para evitar que usuarios no autorizados vean archivos confidenciales. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos permiten que los usuarios se configuren por perfil y solo puedan ver archivos relacionados con su perfil. Por ejemplo, un usuario configurado bajo un perfil de comprador podría ver imágenes de órdenes de compra o acuerdos de precios una vez que ingresó su contraseña, pero no podría ver imágenes de documentación de ingeniería, como dibujos mecánicos.
La función de seguridad de acceso de "solo lectura" permite a los usuarios ver documentos pero evita cualquier modificación. Este tipo de acceso es útil para los empleados que pueden necesitar investigar datos para proyectos pero que no tienen la autoridad para realizar modificaciones. La recuperación ante desastres es otra característica de seguridad importante pero con suerte nunca necesaria de los sistemas de gestión de documentos. Los archivos de respaldo o las computadoras fuera del sitio generalmente se usan para que en caso de incendios, inundaciones u otros tipos de desastres naturales, todos los registros de la compañía estén seguros.
El cumplimiento es otro aspecto de la mayoría de los sistemas de gestión de documentos. Para las empresas de propiedad estadounidense, la Ley Sarbanes-Oxley o SOX, como se le conoce a menudo, requiere el cumplimiento de las normas de retención de registros. SOX define qué tipos de registros deben mantenerse y por cuánto tiempo. Las compañías son auditadas para el cumplimiento y las sanciones por no mantener registros precisos y pertinentes incluyen multas y posible encarcelamiento. Mediante el uso de un sistema de gestión de documentos, las empresas tienen registros en un lugar seguro y de fácil acceso.