¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un asistente administrativo de oficina que proporciona la administración general de la oficina desde una ubicación remota. Las tareas generales de administración de la oficina incluyen tareas administrativas como la presentación de documentos, la recopilación de datos y el almacenamiento de datos. También puede extenderse a la asistencia legal y los servicios de contabilidad, básicamente cualquier tipo de trabajo de oficina que se pueda realizar en el mundo virtual.
A menudo conocidos como VA, la trayectoria profesional de un asistente virtual se hizo más común en la década de 1990 cuando la tecnología avanzó y las oficinas corporativas se descentralizaron cada vez más. A medida que la densidad urbana y la congestión ayudaron a impulsar los suburbios a lo largo de los años, se desarrollaron ciudades marginales. Siguieron los negocios corporativos, lo que llevó a las empresas a abrir más sucursales en una variedad de ciudades y estados. La globalización es ahora una fuerza adicional que impulsa a las compañías en el extranjero a acceder a nuevos mercados y nuevos consumidores. La necesidad de dotar de personal a esas oficinas surgió, pero con frecuencia se asoció con un costo más alto.
Un asistente virtual puede ser un empleado de la empresa para la que trabaja o puede ser un contratista independiente. Un VA puede teletrabajar desde su hogar, o él o ella puede trabajar en las oficinas de la compañía y administrar una o más ubicaciones remotas.
Las empresas de VA están apareciendo y contratando cada vez más a sus asistentes virtuales para que las comparen. Los proveedores de oficinas virtuales suelen tener unos 10 asistentes virtuales que administran las oficinas virtuales de aproximadamente 100 a 150 empresas. Por ejemplo, si una empresa en la ciudad de Nueva York quiere tener una oficina virtual en Los Ángeles, utilizando nuevas tecnologías, esa empresa no tiene que abrir una sucursal física en la costa oeste de los Estados Unidos. La empresa simplemente puede comprar un contrato con un proveedor de oficina virtual.
Los proveedores de oficinas virtuales le dan a la empresa cliente una dirección local y un número de teléfono local. Se asigna un asistente virtual para responder las llamadas de la compañía del cliente en la dirección local, respondiendo a nombre de la compañía del cliente y reenviando las llamadas a la sede de la compañía o al representante asignado. El asistente virtual también ayuda a la empresa cliente a dirigirse a los consumidores sin tener que estar en esa área geográfica. Esto ayuda a dar la impresión de que la empresa tiene una sucursal vibrante y activa en esa ciudad remota.
Los proveedores de la oficina virtual también pueden recopilar el correo de la empresa, clasificarlo y redirigirlo. El asistente virtual puede supervisar las obligaciones legales y comerciales de la empresa cliente para que pueda funcionar en otra ciudad, estado o país. La nueva tecnología de Internet permite a los asistentes virtuales administrar una variedad de empresas o ubicaciones de oficinas a través de un software altamente organizado. La tecnología también permite al asistente virtual parchear llamadas a otras ciudades o países sin problemas.