¿Qué son las imágenes de documentos?
La creación de imágenes de documentos es un elemento esencial para hacer negocios hoy. Como medio para crear copias electrónicas de documentos, diagramas e imágenes importantes, la creación de imágenes de documentos ayuda a garantizar que los documentos comerciales se puedan guardar y archivar de forma segura. Estos son los conceptos básicos relacionados con la creación de imágenes de documentos, incluido el almacenamiento y la distribución de las imágenes guardadas.
Las imágenes de documentos en papel son muy simples. Todo lo que realmente se requiere es un escáner de calidad, un cable USB para conectar el escáner a una computadora, y luego un software de escaneo que permitirá nombrar y almacenar la imagen guardada. Si bien los escáneres de documentos solían ser algo caros, hoy en día hay unidades de buena calidad a precios muy razonables. Esto hace posible la obtención de imágenes de documentos tanto para empresas como para el hogar.
Una vez que el software está cargado en el disco duro y el sistema reconoce el escáner, simplemente coloque el documento boca abajo en la pantalla del escáner y presione la tecla de inicio para iniciar el escaneo. Trabajando de manera similar a una copiadora, el escáner creará una imagen del documento, trabajando de un extremo al otro. Cuando se complete la página, será posible usar el software para nombrar el documento escaneado y luego almacenarlo en el disco duro de la computadora. Alternativamente, el documento escaneado puede cargarse en un CDR o cargarse en un servidor para su almacenamiento y recuperación.
Las ventajas del escaneo de documentos son abundantes. Uno, crear una copia electrónica de documentos valiosos asegura que incluso en el caso de que se pierda el original, se puede recrear imprimiendo la copia electrónica. En segundo lugar, se pueden capturar y preservar archivos valiosos de años anteriores, ya que la creación de imágenes de documentos crea una copia que no se desvanecerá, se volverá amarilla con el tiempo ni se volverá frágil con el tiempo. Por último, la creación de imágenes de documentos hace que sea muy fácil compartir copias de documentos en papel con ubicaciones remotas.
Por ejemplo, si un asociado de ventas está fuera del país y necesita ver una copia del contrato de un cliente, no es necesario acumular el gasto relacionado con hacer una copia en papel y enviarla por correo por un servicio de mensajería. En cambio, el documento escaneado simplemente puede enviarse por correo electrónico o colocarse en una red a la que puede acceder el asociado. Lo que solía llevar días ahora solo lleva unos minutos para lograr la creación de imágenes de documentos.
La creación de imágenes de documentos ha cambiado la forma en que muchas empresas almacenan documentos importantes, y ha facilitado mucho la recuperación de datos cuando es necesario. Ya sea que los documentos consistan en imágenes, contratos o esquemas de construcción, las imágenes de documentos importantes se conservan y están disponibles siempre que se necesiten.